デジタルマーケティング

コミュニケーションコストを増やしてる?!メール返信

うちの会社は他チームとの連携がスムーズとは言えません。以前「コミュニケーションコストがかかる組織は賞味期限切れ」とイケハヤ氏にインスパイアされて記事に書いた通りのコミュニケーションコストがけっこうかかるというやつですね。

うちの会社にも絶好の例がありましたw

 

 

他チームで制作しているとある製品紹介の動画を我々のチームが運営している消費者向け会員サイトの中で流用させて欲しいという依頼をめぐって発生したやりとり。

E-mailの回数でいくとだいたい3・4通ほどでしょうか。最終的に我々のチームがめんどくさくなって流用させてもらうのをあきらめるという組織にとっては不効率な結果に…(゚Д゚)チーン

 

最初に確認のメールを送ったのは他でもないこの私。こんなメールを送りました。

 

山田太一さん

 

http://XXX/III.TTT

ここに掲載されているXXXXのCMの動画ですが、うちのチームが運営しているBBBBサイトのWWWWページにも掲載して良いでしょうか?

ログインしたユーザーしか見る事のできないクローズドなページで、閲覧者にはPPPP的な特典を提供したいと思います。

 

gejigeji

 

今思えばもう少し詳細を整理して送るべきだったかもしれませんが、普段はチャット的に発信して、それに対して質問を返されたりを短時間で繰り返す事で要望を明確にしていくスタンスで他チームにもメールを投げてしまいました。いわゆるクセですね。

 

それに対しての依頼先のチーム責任者の返信がこんな感じ。

 

gejiさん

 

下記の件につきまして、タレントおよび著作権の契約を含めて部下の大田さんより連絡いたします。

しばしおまちを。

 

山田太一

 

要するに実務担当の部下に振ったというわけです。最初からその部下の人に送ればこの1クッションのプロセスを回避できたかもしれませんが、その部下の人についてもよく知りませんので、社内知名度の高いそれらしき人ここで言う「山田さん」宛に送らざるを得なかったわけです。

 

そして、これに私のアシスタントがこのようにかぶせてきます。

 

山田さん、大田さん

 

お疲れ様です。MM部のEEです。gejiさんのメールに補足させてください。

表題の件ですが、6/26更新予定のBBBBサイト内にて、タレントCCCCさんの動画を掲載し、閲覧したユーザーに特典を付与するという施策を検討しております。

添付がそのイメージです。

つきましては、ルール上問題がないかどうかなど、ご意見などいただければ幸いです。

お手数ですが、何卒よろしくお願いいたします。

 

佐藤

 

アシスタントは正社員ではなく業務委託のためけっこうへりくだってますね。私のメールでは情報不足だと感じてかぶせてきてくださってるわけです。申し訳ない!

 

それに対して依頼先チームの実務担当者からの返信がこんな感じで届きました。

 

佐藤さん

 

お疲れ様です。

 

下記の件、お問い合わせいただいているのは、ブランドガイドライン上問題ないかということですよね。

ブランドガイドラインも重要ですが、間藤さんまたは篠田さんを通して事務所チェックは済んでいるということでよろしいでしょうか。

 

よろしくお願いします。

 

大田

 

実は最初のメールを送る前に上記のメール文面に登場してくる篠田さんに口頭で確認をした上でわからないから山田さんに確認するように言われたという背景があるんですよね~。ぐるぐる回ってますw

 

ここで私のチームのアシスタントはおそらく「めんどくさ!!」となって私に確認に来ました。「けっこう確認プロセスが多いみたいなんで次月以降に先送りしますね~」私は即座にOKと返答。そもそも急ぎでやらねばならない案件でもないですからね。(そもそもやる必要なかったのでは?という問いが生まれるのもわかります)

 

アシスタントはこのように返信します。

 

大田さん

 

お疲れ様です。

すみません、まずはブランドガイドラインで確認してから、事務所確認という方向で考えておりました。

すこしお時間がかかりそうな気がするので、一旦今回の動画は別の機会に掲載のほうが良いかと思いました。

いろいろお手数をおかけしましたが、またご相談させていただければ助かります。

 

よろしくお願いいたします。

 

佐藤

 

先送りしようということですね。それに対して依頼先の実務担当者からのメールです。

 

佐藤さん

 

お疲れ様です。

今後、ご相談いただく際にはスケジュールと確認内容を明確にしていただけますようお願いします。

ブランドガイドラインの確認を意図としたメールを今週月曜にいただきましたが、その後事務所チェックを進める予定だったということですが、同時に本日可否を決めなければいけなかったとあります。それぞれの所要日数を事前に考慮した上で、スケジュールも含めてご連絡をいただけますか。

よろしくお願いします。

 

大田

 

イラッとしてる?w たぶんうちのアシスタントもイラッとしてますよね((´∀`))ケラケラ

いやーヘルシーじゃないですよねぇ。。サクッと確認できればいいのですが、そうもいかないのが大企業というのでしょうか。(自分で大企業と言っちゃうgejigejiにイラッとくる人もいるかも知れませんw)

こんなのSlackのグループチャット使って随時タイムリーに確認する文化があれば気にしない気もするのですが…

でも自分の不手際でコスト掛けてしまったモヤッとした出来事でした。

 

 

 

以上

 

 

 

 

ABOUT ME
gejigeji
33歳会社員男(デジタルマーケター・プランナー)のブログです。経歴:総合印刷会社営業2007年~、某メーカー営業2011~、同メーカーマーケティング2015年~、子供:娘2人(2014・2017生)、趣味:競馬(キャロット一口馬主やってます)、夢:独立&農業(ベランダ菜園始めました)

コメントを残す

%d人のブロガーが「いいね」をつけました。