デジタルマーケティング

簡単!議事録テンプレート!書くだけで仕事を効率化!

仕事柄、ミーティングをすることが多いです。

IT部門の人だったり、営業部門の人だったり、広告代理店の人だったり、開発会社の人などさまざま。

会議終了後には議事録を共有します。

自分では全く気にしていなかったのですが、私が書く議事録が読みやすい&分かりやすいとほめていただいたので、

  • 議事録を書く目的
  • どのようなことを意識しているのか
  • どのような構成になっているのか

をまとめたいと思います

議事録を書く目的

  • ネクストアクションの内容・担当・期日を明確にするため
  • すでに議論した内容を参照できるようにするため

これによって、プロジェクトがスムーズに早く進めることができます。

プロジェクトマネジメントのスキルのひとつですね。

議事録を書く上で意識している3つのこと

  • ただのメモとネクストアクションは分けて書く
  • ネクストアクションは担当者と期日を併記
  • 会議後にできるだけ早く配信

これだけ。

メモとネクストアクションは分けて書く

ネクストアクションを冒頭に書くことで、次に何をやる必要があるかを一目で理解する事ができます。

さらに、その詳細はメモエリアをを見て確認することができるように意識しています。

見てもらいたい人(ターゲット)目線で彼らにとって理解しやすいように心がけてます。

マーケティングの基本ですね。

関連記事:ターゲティングとは?マーケティング初心者向けに3分で解説!

議事録にもそれが活きてます。

ネクストアクションは担当者と期日を併記

ネクストアクションは端的に。

担当者(DRI)も明確に。

そして一番大事なのが期日を切ること

これによってプロジェクトマネジメント力がかなり上がります。

もし、ミーティング中に期日まで詳細に話してなかった場合でも、(仮)として必ず記載します。

配信時にその旨説明し、期日に無理があるようだと可能な期日をインプットをしてもらうよう追記します。

それも今日中にインプットくださいと。笑

特にインプットがなければその期日前に各DRIに対してリマインドをし、ガシガシと追いかけます。笑

会議後にできるだけ早く配信

会議後にできるだけ早く配信するというのは、記憶が薄れることによるモレからの手戻りを防ぐため。

ベストなのは会議中にGoogleドキュメントに直接書き込みながら進め、ミーティング終了時点で議事録のほぼ9割が完成している状態。

これが出来ればあとは細かな体裁いわゆるコスメティックを会議終了後に整えてドキュメントのリンクを全員に送って終了!

となります。

たまに外部のベンダーさんなどGoogleドキュメントを使えない人がいる場合は、メールでもそれを配信して、議事録業務は「はい、終了!」

Googleドキュメントの利点

複数人で同時にドキュメントに書き込めるところです。

各々のPCでこれを開いてミーティングをすれば間違っているところや、他人の自分が発言したことなどを他のメンバーがただしてくれたり追記してくれたりします。

以上がミーティング議事録の目的と意識している事などについてです。

議事録のフォーマット

以下、実際に私が配信している議事録です。

参考になれば幸いです。

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gijiroku

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議事録のルール

敬称を付けない

タイピング時間のムダです。

「*敬称略」なんて文言ですら不要です。

何なら冒頭の「各位」ですら抹殺してしまいたいくらいです。

参加者の欄も不要

何故ならこの議事録を配信された人はこれを読む事を前提にしています。

情報レベルが同じだからです。

知らなかったとか、それは言ってないと言いたい場合は議事録を配信したその日、遅くても翌日までには必ずインプットするように配信時に併記します。

議事録をそのまま次回会議のアジェンダに使える

この議事録を意識していると、次の定例ミーティングのアジェンダ(目次)もここから引っ張れて簡単に作れます。

それの準備に費やす時間も大幅に短縮することができ、仕事を効率化することができます。

そして、本質的な議論、プロジェクトが前に進む事に対して意識が強く働くようになってきます。

ネクストアクションに繋がらないミーティング中の無駄なグダグダトークを容赦なくぶった切る事ができます。w

1時間で設定しているミーティングも45分とかで終われる時はバシッと終わります!w

まとめ

議事録を効果的に使う事でかなり業務効率を上げることができます。

そのぶん早く帰れて娘たちを風呂に入れたりゆっくり酒を飲んだりできます笑

ちょうど先日食事をした知り合いが議事録の作成で相当な時間を取られるという話をしていたので、ふとこのエピソードを思い出しましたので、今回まとめさせていただきました。

その他、仕事を効率化するために工夫していることも随時記事にしていきたいと思います!

 

以上

 

関連記事:マウス作業撲滅で業務効率化!Chrome拡張機能「Vimium」

ABOUT ME
gejigeji
マーケティング歴9年目の34歳会社員男のブログです。主にマーケティングの仕事や転職、子育て、時に一口馬主ネタの記事を雑記で書いてます。経歴:日本系大企業から外資系大企業を経てベンチャーに2018年に転職しました。子供:娘2人(2014・2017生)。2018年11月には息子が生まれる予定です。お気軽に絡んでもらえると嬉しいです!
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