デジタルマーケティング

簡単!ポイントを意識して議事録を書くだけで仕事を効率化!その意図や構成を紹介

仕事柄、他部署や外部の人と定期的にミーティングをすることが多いです。

 

 

IT部門の人だったり、営業部門の人だったり、広告代理店の人だったり、開発会社の人などさまざま。

 

 

会議終了後には議事録を共有します。

 

 

自分では全く気にしていなかったのですが、

 

 

 

私が書く議事録が読みやすい&分かりやすいとほめていただいたので、

  • 議事録を書く目的

  • どのようなことを意識しているのか

  • どのような構成になっているのか

をまとめたいと思います。こんな事がほめられるとは思ってもいませんでした笑

 

 

 

議事録を書く目的はこれ、

 

 

  • プロジェクトメンバーがネクストアクションをすぐに理解する、すでに議論した内容を参照できるようにする。

 

 

これによって、プロジェクトがスムーズに早く進めることができます。

 

 

プロジェクトマネジメントのスキルのひとつですね。

 

 

 

議事録を書く上で、意識していることは3つ

  1. ただのメモとネクストアクションが必要な項目は分ける

  2. ネクストアクションは担当者と期日を併記

  3. 会議後にできるだけ早く配信

 

 

これだけ。

 

まずは1に関して。

 

 

ただのメモとネクストアクションを分けて書くことで、次に何をやる必要があるか項目で即座に見ることができ、その詳細はメモエリアをを見て確認することができるように意識しています。

 

 

見てもらいたい人(ターゲット)目線で彼らにとって理解しやすいように心がけてます。

 

コンテンツマーケティングの基本ですね。議事録にもそれが活きてます。

 

次に2について。

 

 

ネクストアクションは端的に。責任者(DRI)も明確に。

 

そして一番大事なのが期日を切ること。

 

これによってプロジェクトマネジメント力がかなり上がります。

 

もし、ミーティング中に期日まで詳細に話してなかった場合でも、(仮)として必ず記載します。

 

配信時にその旨説明し、期日に無理があるようだと可能な期日をインプットをしてもらうよう追記します。

 

それも今日中にインプットくださいと。笑

 

 

特にインプットがなければその期日前に各DRIに対してリマインドをし、ガシガシと追いかけます。笑

 

最後に3について。

 

 

会議後にできるだけ早く配信するというのは、記憶が薄れることによるモレからの手戻りを防ぐため。

 

 

ベストなのは会議中にGoogleドキュメントに直接書き込みながら進め、ミーティング終了時点で議事録のほぼ9割が完成している状態。

 

 

これが出来ればあとは細かな体裁いわゆるコスメティックを会議終了後に整えてドキュメントのリンクを全員に送って終了!

 

 

となります。

 

 

たまに外部のベンダーさんなどGoogleドキュメントを使えない人がいる場合は、メールでもそれを配信して、議事録業務は「はい、終了!」

 

Googleドキュメントの利点は複数人で同時にドキュメントに書き込めるところです。各々のPCでこれを開いてミーティングをすれば間違っているところや、他人の自分が発言したことなどを他のメンバーがただしてくれたり追記してくれたりします。

 

 

以上がミーティング議事録の目的と意識している事などについてです。

 

 

 

参考までに私が作成して送った議事録の構成を紹介。

 

 

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gijiroku

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  • 敬称なんて付けませんw

タイピング時間のムダです。「*敬称略」なんて文言ですら不要です。何なら冒頭の「各位」ですら抹殺してしまいたいくらいです。

 

 

  • 参加者の欄も必要ありません。

何故ならこの議事録を配信された人はこれを読む事を前提にしています。情報レベルが同じだからです。知らなかったとか、それは言ってないと言いたい場合は議事録を配信したその日、遅くても翌日までには必ずインプットするように配信時に併記します。

 

 

この議事録を意識していると、次の定例ミーティングのアジェンダ(目次)もここから引っ張れて簡単に作れるので、それの準備に費やす時間も大幅に短縮することができ、仕事を効率化することができます。

 

 

そして、本質的な議論、プロジェクトが前に進む事に対して意識が強く働くようになってくるので、ネクストアクションに繋がらないミーティング中の無駄なグダグダトークを容赦なくぶった切る事ができます。w

 

 

1時間で設定しているミーティングも45分とかで終われる時はバシッと終わります!w

 

 

 

そのぶん早く帰れて娘たちを風呂に入れたりゆっくり酒を飲んだりできます笑

 

 

ちょうど先日食事をした知り合いが議事録の作成で相当な時間を取られるという話をしていたので、ふとこのエピソードを思い出しましたので、今回まとめさせていただきました。

 

 

その他、仕事を効率化するために工夫していることも随時記事にしていきたいと思います!

 

 

 

仕事の効率化とは

  • やる事を定型化、できれば自動化する。
  • やない事を明確化し、絶対やらない。

 

 

基本はこれで残業が無くなります\(^o^)/

 

 

以上

ABOUT ME
gejigeji
33歳会社員男(デジタルマーケター・プランナー)のブログです。経歴:総合印刷会社営業2007年~、某メーカー営業2011~、同メーカーマーケティング2015年~、子供:娘2人(2014・2017生)、趣味:競馬(キャロット一口馬主やってます)、夢:独立&農業(ベランダ菜園始めました)

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