おでかけ

初めてのゴルフコンペ幹事!段取りまとめ&お知らせメール雛形

ゴルフコンペの幹事ってけっこうめんどいですよねw

特に今まで1度もやった事がない人は何からやっていいのか…

そんな人もこの記事を読めばどんなタスクをコンペ前何日にやっておけば良いのかが簡単に分かります

会社で毎年春と秋にゴルフコンペをやっており、前回の2017年秋大会で優勝してしまったので、残念ながら幹事になってしまいました・・・

妻の妊娠が分かっていたら空気読まずに断っていたんですけどね~。。。

でもやるからには全力でやり切りました。

もう1人いっしょに幹事をやったオッサンをあてにせずグイグイとリードしました。

初幹事の方々のために一連の段取りをまとめます。

段取り&役割分担一覧

  • 4ヶ月前:候補日に対して出欠確認メール配信
    • gejigeji
  • 3.5ヶ月前:暫定出席者数把握&日程決め
    • gejigeji
  • 3ヶ月前:コース決定&仮予約実施
    • オッサン
  • 2ヶ月前:最終出欠確認メール配信
    • gejigeji
  • 1.5ヶ月前:出席者数確定&人数をコースに連絡
    • オッサン
  • 1ヶ月前:組み合わせ決定
    • gejigeji
  • 0.5ヶ月前:資材調達
    • gejigeji
  • 3日前:リマインドメール
    • gejigeji

なんとなくgejigejiのタスクが多い気もしますが、相棒はあまり頼りないので、バシバシとタスクと〆を切りまくって進めていきたいと思います!

相棒には上記をメールで、文句あるようだったら言え!と送ったところ、「異論ありません!」との返信がw

4ヶ月前:候補日に対して出欠確認メール配信

ここでは複数の日にちに対して参加候補者の出欠を取りまとめます。使うツールは「調整さん」です。

調整さんとはオンライン上で候補日を設定して関係者にURLをメールなどで配信し、出欠を取りまとめてくれる超便利なツールです。

私が関係者に送ったメールのサンプルがこちら。

皆さん

(社外の人など宛先に不足がありましたらお手数ですが、転送をいただけると幸いです)

 

春のABCカップについて開催日を決めたいと思います。

下記のURLにアクセスいただいて、「出欠を入力するボタン」よりご自身のご都合を入力していただけますでしょうか?

https://chouseisan.com/

 

参加者が一番多い日を開催日として仮決定し、コース選定をすすめたいと思います。

コース決定後、あらためて正式に出欠を取らせていただきます。

 

お忙しい中申し訳ございませんが、2018年x月x日(送信から1週間後)までにご入力をいただきますよう、お願いいたします。

*本メールのToに入っておらず、どなたかから転送メールを受け取られ、参加を希望される方はお手数ですがgejigejiまでメールをいただくよう、お願いいたします。

3.5ヶ月前:暫定出席者数把握&日程決め

上記の調整さんへの回答状況を参考に、いちばん参加者の多い日を仮の開催日と決定します。

その参加者数と日程をもってオッサンにゴルフ場をあたり始めてもらいます。

ゴルフコンペ幹事の特権としてある程度開催場所を自分の近場にすることができるという事があげられます。

オッサンにはその事を伝えてチョイスを開始してもらいました(^^)

3ヶ月前:コース決定&仮予約実施

オッサンが提案してきたコースは何と我々の生活圏からはるか離れた場所。

なんでも外部からの参加者(業者)に気を使って彼らが参加しやすい場所を選び、自分たちを犠牲にしたそうです。

埼玉県の超絶遠い「長瀞」という場所を提案してきやがりました。(;゚Д゚)ドコヤネン

 

即却下です(´▽`)ムリ、トオスギ

結局、このタスクも私が巻き取り、都内から程よい距離と値段の茨木県のアジア取手カントリー倶楽部で実施する事にしました。

ここではセグウェイに乗ってプレイができるという事で希望者はセグウェイも可という事で進めようと思います。

2ヶ月前:最終出欠確認メール配信

上記のコース名とセグウェイなどの詳細情報を記載して、各位に対して最終の出欠確認メールを送信です。そのメールは下記の通りです。

今回の回答はOutlookの回答機能を使ったのですが、ここでも調整さんを使っても全然よいと思います!

皆さん

 

日程につづいて場所も決定しましたので、最終の出欠確認をさせてください。本メールの投票ボタンにてご回答をお願いいたします。

締切:x月x日(送信1週間後)17:00まで。

 

概要

 

アジア取手カントリー倶楽部のコース紹介

  • 都心からのアクセスの良さが魅力
    • 車 都心から約1時間。常磐道の谷和原C.より15分
    • 電車 取手駅(上野から常磐線で約50分)からの送迎バス有。
  • セグウェイでのフェアウェイ乗り入れが可能で移動も快適!
    • 投票ボタンでセグウェイもしくは乗用カートいずれかご希望をご回答ください。私はもちろんセグウェイで!
      • セグウェイをご希望の場合でも、組合せの関係上乗用カートになってしまう可能性がある旨、予めご了承願います。
      • セグウェイの人は必ず8時30分までに集合いただき、講習を受けていただきます。
      • セグウェイ利用上の注意は末尾をご確認ください。

 

以上、

ABC CUP 2018 Spring実行委員会

gejigeji・オッサン

 

============================================================

セグウェイをご利用される方は、セグウェイ利用規約兼遵守誓約書にご署名が必要になります。

アルコールの飲酒はできません。

初回のみ講習料として540円かかります。

保険の加入をお勧めします。

 

セグウェイご利用条件

・年齢が16歳以上70歳以下であること。

・体重が45㎏以上118㎏未満であること。

・妊娠中でないこと。

・飲酒または酒気帯び状態でないこと。

 

セグウェイの事前講習・試乗について

・初めて乗車される方は、プレー開始時間の1時間前までに必ずご来場下さい。

・セグウェイの乗車方法を説明させて戴き、試乗いただきます。

・安全面からの判断等により、乗車をお断りさせて戴く場合もございます。

・試乗後、セグウェイへの乗車を希望されない場合はお申し出下さい。

・1名でも乗車不可の方がいらっしゃる場合には、1組単位で乗用カートセルフプレーに変更となります。

1.5ヶ月前:出席者数確定&人数をコースに連絡

上記メールの回答を取りまとめた後、出席者を相棒のオッサンに伝え、ゴルフ場の本予約を入れてもらいます。

1ヶ月前:組み合わせ決定

正式決定の連絡をメンバーに入れます。そのときメールはこんな感じ。

各位

(Aさん、Bさんへ転送をお願いいたします。)

 

下記の通りの組合せとなりましたので、ご確認ください。赤字の方はスコア提出をお願いします。

 

名前 所属 乗り物
田中一郎 元ABC 1 カート
田中二郎 ABC 1 カート
田中三郎 元ABC 1 カート
田中四郎 元ABC 1 カート
田中五郎 ABC 2 カート
田中六郎 元ABC 2 カート
田中七郎 2 カート
田中八郎 ABC 3 カート
田中九郎 元ABC 3 カート
田中十郎 3 カート
オッサン ABC 4 セグウェイ
渡辺二郎 ABC 4 セグウェイ
渡辺三郎 ABC 4 セグウェイ
渡辺四郎 ABC 4 セグウェイ
渡辺五郎 5 セグウェイ
渡辺六郎 ABC 5 セグウェイ
渡辺七郎 ABC 5 セグウェイ
gejigeji ABC 5 セグウェイ

 

当日は楽しみましょう!

 

概要

  • プレー日 2018年5月19日(土)
  • ゴルフ場 アジア取手カントリー倶楽部
  • 1組目スタート 9時30分 IN start 【9時15分 開会式】
  • 料金 約15,000円(パーティ・景品代込)

 

アジア取手カントリー倶楽部のコース紹介

  • 都心からのアクセスの良さが魅力
    • 車 都心から約1時間。常磐道の谷和原C.より15分
    • 電車 取手駅(上野から常磐線で約50分)からの送迎バス有。
  • セグウェイでのフェアウェイ乗り入れが可能で移動も快適!
      • セグウェイの人は必ず8時30分までに集合いただき、講習を受けていただきます。
      • セグウェイをご希望の場合でも、当日の講習の結果、乗用カートになってしまう可能性がある旨、予めご了承願います。
      • セグウェイ利用上の注意は末尾をご確認ください。

 

以上、

ABC CUP 2018 Spring実行委員会

gejigeji・オッサン

 

============================================================

セグウェイをご利用される方は、セグウェイ利用規約兼遵守誓約書にご署名が必要になります。

アルコールの飲酒はできません。

初回のみ講習料として540円かかります。

保険の加入をお勧めします。

 

セグウェイご利用条件

・年齢が16歳以上70歳以下であること。

・体重が45㎏以上118㎏未満であること。

・妊娠中でないこと。

・飲酒または酒気帯び状態でないこと。

 

セグウェイの事前講習・試乗について

・初めて乗車される方は、プレー開始時間の1時間前までに必ずご来場下さい。

・セグウェイの乗車方法を説明させて戴き、試乗いただきます。

・安全面からの判断等により、乗車をお断りさせて戴く場合もございます。

・試乗後、セグウェイへの乗車を希望されない場合はお申し出下さい。

・1名でも乗車不可の方がいらっしゃる場合には、1組単位で乗用カートセルフプレーに変更となります。

 

実は、このあと2通ほど余計なメールを配信するハメになります。

オッサンの確認が甘く、セグウェイプランが通常カートプランよりも講習代以上に1000円以上も高くなってしまう事が出欠取りまとめ完了後に判明したのです。

各位にはばらばらとごめんなさい、セグウェイプランが1000円以上高くなります的なお詫び訂正メールを送りました。

そのメールは割愛しますが、それによってセグウェイから通常カートに変更する人も結局あらわれませんでしたので、よかったです(^^)

0.5ヶ月前:資材調達

 

最終的に参加者も18人と過去最大級の規模に。

参加費も1人1500円集めたので、資金にも余裕が出たので、全てのショートホールとロングホールにてニアピン賞とドラコン賞を実施する事にしました。

用意したのはそれらのフラッグと、1000円分のギフト券18枚です。

 

各賞のギフト券内訳はこんな感じ。

1位 3,000
2位 2,000
3位 1,000
飛び賞1 1,000
飛び賞2 1,000
ドラコン1 1,000
ドラコン2 1,000
ドラコン3 1,000
ドラコン4 1,000
ニアピン1 1,000
ニアピン2 1,000
ニアピン3 1,000
ニアピン4 1,000
ブービー 1,000
ベスグロ 1,000
18,000

 

飛び賞は5位と10位にしようと思います。

ギフト券はこちらで買いました。galireo新宿サブナード店

18枚という枚数は突然金券ショップにいっても在庫がなかったりします。数店舗に飛び込みでチャレンジしましたがダメでした。

ネット注文で宅配か店頭受け取りをおススメします。

ちなみに上記のガリレオでは封筒に各賞の名称の名入れまで無料でしてくれました!

3日前:リマインドメール

集合時間と注意すべきポイントがあれば強調します。過去の案内メールに返信する形で。

今回ゴルフ場がクレジットカード払い不可だったので、その点を強調しました(^^)

 

あとは当日晴れてくれることを祈るのみです。

いまのところ曇りのち晴れ・・・(;゚Д゚)

まとめ

段取りの甲斐もあって、無事にコンペをむかえられました。

コース選びでちょっと失敗した感はあるのですが、参加者には楽しんでもらえたようで良かったです。

関連記事:ゴルフコンペ当日の幹事の心得

関連記事:アジア取手カントリー倶楽部の良い点と悪い点!(茨城県取手市)

そして、この段取りリストと案内メールのひな型を次回の幹事の人に引き継いだら物凄く喜ばれました。

皆さんもぜひ参考にされてみてください。

 

以上

 

 

 

 

ABOUT ME
gejigeji
マーケティング歴9年目の34歳会社員男のブログです。主にマーケティングの仕事や転職、子育て、時に一口馬主ネタの記事を雑記で書いてます。経歴:日本系大企業から外資系大企業を経てベンチャーに2018年に転職しました。子供:娘2人(2014・2017生)。2018年11月には息子が生まれる予定です。お気軽に絡んでもらえると嬉しいです!
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POSTED COMMENT

  1. tora より:

    ゴルフ幹事することがあれば、
    参考にさせてもらいます!

    ほぼ幹事一人じゃね(^_^;)
    当日もがんばって(^-^)/

  2. チャキオ より:

    初めてとは思えない有能さ。
    セグウェイの注意点おおいなw

    • gejigeji より:

      セグウェイ、意外とみんな乗りたがりますねw
      反省点もあるのでコンペ終了後に追記します(^^)

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